Spora część przedsiębiorców nie zdążyła z wdrożeniem nowych zasad ochrony danych osobowych w swoich firmach. Częstym powodem tego było przekonanie, że RODO nie dotyczy małych firm, zatrudniających kilku pracowników, mających stałych klientów, nieprowadzących przetwarzania danych osobowych na szeroką skalę. Nic bardziej mylnego. RODO obowiązuje każdy podmiot niezależnie od jego charakteru, wielkości zatrudnienia czy ilości klientów. Konieczność stosowania się do przepisów unijnego rozporządzenia i polskiej ustawy o ochronie danych osobowych uzależniona jest od faktu przetwarzania danych osobowych.

Kto powinien wdrożyć RODO?

Często właściciele małych firm twierdzą, że nie przetwarzają danych osobowych, bo nie zatrudniają pracowników, mają tylko dane swoich klientów i dostawców (przedsiębiorców wpisanych do CEDG). Takie posiadanie danych, samo ich przechowywanie jest właśnie przetwarzaniem danych osobowych. Przetwarzaniem są bowiem operacje wykonywane na danych, takie jak np. ich zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie.

Do stosowania przepisów RODO i nowej polskiej ustawy o ochronie danych osobowych zobowiązane są również biura rachunkowe. Przepisy nakładają na nie szczególne obowiązki, z racji tego, że biura rachunkowe mogą występować w podwójnej roli, tj. być administratorem danych, np. w stosunku do danych osobowych swoich pracowników, klientów czy kontrahentów będących osobami fizycznymi, jak również przysługuje im status podmiotów przetwarzających. Takim podmiotem jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Z taką sytuacją mamy właśnie do czynienia w przypadku biur rachunkowych, które świadczą swoje usługi na rzecz pracodawców czy przedsiębiorców. Przekazują oni zewnętrznemu biuru rachunkowemu dokumentację zawierającą dane osobowe pracowników czy klientów (np. zamieszczone na fakturach).

W każdym biurze rachunkowym (i w każdej innej jednostce, która choćby w najmniejszym stopniu przetwarza dane osobowe) należy w większym lub mniejszym stopniu wdrożyć zasady ochrony danych osobowych. Zakres dokumentacji, stopień jej skomplikowania, rodzaj wprowadzanych zabezpieczeń zależy od charakteru przetwarzanych danych osobowych (czy są dane osobowe zwykłe, czy szczególnej kategorii). Ponadto zależy od tego, w jaki sposób dane są gromadzone, tj. w zbiorach papierowych czy systemach komputerowych i jakie te systemy i programy mają zabezpieczenia.

Co należy analizować i jakie tworzyć dokumenty?

Wdrażając podstawowe zasady ochrony danych osobowych należy w pierwszej kolejności określić, jakie dane osobowe podmiot przetwarza, na jakiej podstawie prawnej np. w celu realizacji umowy (zawartej z klientem biura), w celu wypełnienia obowiązku prawnego (np. w stosunku do pracowników), w jakich zbiorach i czy są przekazywane innym podmiotom (np. na podstawie umowy powierzenia lub w celu realizacji obowiązku prawnego). W związku z tym warto sporządzić Wykaz zbiorów przetwarzanych danych osobowych.

Następnie warto, w podstawowym zakresie, przeprowadzić analizę ryzyka, tzn. zdefiniować zagrożenia w stosunku dla każdego z takich zbiorów w zakresie ochrony danych osobowych oraz określić, czy ryzyko np. utraty, wycieku danych osobowych jest małe, czy wysokie. Trzeba też określić i opisać rodzaj zabezpieczeń stosowanych w celu ochrony danych osobowych. RODO nie narzuca w tym zakresie gotowych rozwiązań, wybór środków należy więc zawsze do administratora danych (trzeba wprowadzić zarówno zabezpieczenia osobowe, jak i fizyczne, w tym właściwe zabezpieczenia systemów i programów komputerowych). Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa jest odpowiedni, uwzględnia się ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych. W celu realizacji tego obowiązku można sporządzić Wykaz zabezpieczeń stosowanych przez administratora danych.

RODO nakłada na administratorów danych szereg obowiązków informacyjnych, które należy spełniać względem osób, których dane administrator przetwarza. Określa je art. 13 i 14 RODO. Sposób realizacji tych obowiązków (przekazania klauzul informacyjnych) np. pracownikom czy klientom również należy do administratora danych. W związku z tym należy sporządzić Klauzule informacyjne.

Jeżeli administrator danych zatrudnia pracowników lub inne osoby np. na podstawie umów cywilnoprawnych, które pracują z danymi osobowymi, należy je upoważnić do przetwarzania danych osobowych. Oprócz upoważnień warto sporządzić Oświadczenia o poufności oraz prowadzić Rejestr upoważnień, a pracownikom przedstawić do zapoznania się i podpisania Regulamin ochrony danych.

Rejestry przetwarzania i umowa powierzenia

RODO na niektórych administratorów danych i podmioty przetwarzające nakłada odpowiednio obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania lub rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora. Obowiązki te dotyczą podmiotów, które zatrudniają co najmniej 250 osób, ale też podmiotów, u których przetwarzanie może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, nie ma charakteru sporadycznego lub obejmuje szczególne kategorie danych osobowych. Biura rachunkowe spełniające te przesłanki mogą być zobowiązane do prowadzenia obu rejestrów, tj. Rejestru czynności przetwarzania lub Rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora.

RODO nałożyło na administratorów danych nowy obowiązek zgłaszania organowi nadzorczemu naruszeń ochrony danych osobowych, jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, że naruszenie to może skutkować ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Z kolei w przypadku wystąpienia takiej sytuacji u podmiotu przetwarzającego, musi on poinformować o tym fakcie administratora danych, w imieniu którego dane przetwarza. W związku z tym należy opracować Procedurę zgłaszania naruszeń ochrony danych.

Biura rachunkowe są zobowiązane przygotować i przedstawić swoim obecnym i przyszłym klientom, od których otrzymują np. dokumentację zawierającą dane osobowe, Umowę powierzenia. Taka umowa zawierana pomiędzy biurem a klientem powinna określać przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych, oraz kategorie osób, których dane dotyczą, a także obowiązki i prawa administratora. Podmioty przetwarzające muszą odpowiednio wdrożyć ochronę danych osobowych ponieważ RODO nałożyło na administratorów danych obowiązek korzystania wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

—

Gazeta Podatkowa nr 49 (1506) z dnia 18.06.2018, strona 18

Wskazówki dla przedsiębiorcy

Marta Stefanowicz — Wasilewska

Przedsiębiorcy, by poprawić swoją konkurencyjność na rynku, czy też w ogóle się na nim utrzymać, zmuszeni są do podejmowania różnego rodzaju działań marketingowych. W branży handlowej objawia się to często sprzedażą określonych towarów za symboliczną kwotę.

Rozliczenie takiej sprzedaży na gruncie podatkowym może podatnikom sprawiać trudności. Pojawiają się bowiem wątpliwości odnośnie racjonalności działań podatnika, który wyzbywa się towaru po cenie znacznie niższej niż rynkowa. Dlatego warto zadbać, by zasadność przeprowadzenia akcji marketingowej właściwie uargumentować, a jej przebieg prawidłowo udokumentować.

Akcja promocyjna powinna być uzasadniona ekonomicznie i przeprowadzona w oparciu o opracowany w tym celu regulamin. W szczególności powinien on określać:

• do kogo będzie skierowana sprzedaż za symboliczną kwotę,
• w jakim okresie taka sprzedaż będzie przeprowadzona,
• jakie warunki powinien spełnić uczestnik, by mógł skorzystać z takiej sprzedaży, np. jaki poziom zrealizowanych zakupów towarów da możliwość nabycia określonych rzeczy po promocyjnej cenie.

1.1. Przychód ze sprzedaży

Za przychody związane z działalnością gospodarczą osiągnięte w roku podatkowym uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (art. 12 ust. 3updop).

Jednocześnie ustawodawca w art. 14 ust. 1 updop unormował, że przychodem z odpłatnego zbycia rzeczy, praw majątkowych lub świadczenia usług jest ich wartość wyrażona w cenie określonej w umowie. Jeżeli jednak cena bez uzasadnionych przyczyn ekonomicznych znacznie odbiega od wartości rynkowej tych rzeczy, praw lub usług, organ podatkowy określa ten przychód w wysokości wartości rynkowej.

Z kolei wartość rynkową, o której mowa w art. 14 ust. 1 updop określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami, prawami lub usługami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca zbycia albo świadczenia (art. 14 ust. 2 updop).

W przypadku sprzedaży polegającej na oferowaniu dodatkowego towaru za symboliczną kwotę, jego cena znacznie odbiega od wartości rynkowej. Jednak okoliczność ta nie daje jeszcze organowi podatkowemu podstaw do zakwestionowania tej ceny. Ustawodawca jasno określił, że dopiero gdy została ona ustalona bez uzasadnionych przyczyn ekonomicznych, fiskus ma prawo ją podważyć i określić przychód na poziomie cen rynkowych.

W sytuacji gdy podatnik podejmuje działania marketingowe mające na celu zwiększenie obrotów lub przynajmniej podtrzymanie popytu na dotychczasowym poziomie, nie sposób przyjąć, że sprzedaż za symboliczną kwotę na warunkach określonych w regulaminie akcji promocyjnej nie ma uzasadnienia ekonomicznego. Są to działania o charakterze strategicznym zmierzające do osiągania korzyści ekonomicznych. Dlatego w tym przypadku wysokość ceny towarów objętych promocją nie powinna być kwestionowana przez organ podatkowy.

Moment powstania przychodu z tytułu sprzedaży takich towarów ustalany jest na zasadach ogólnych. Przychód ten powstaje w dniu wydania towarów, nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności (art. 12 ust. 3a updop).

1.2. Koszty uzyskania przychodów

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Taką ogólną definicję kosztów podatkowych zawiera art. 15 ust. 1 updop.

Aby więc wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, muszą być spełnione przesłanki pozytywne, tj. celem poniesienia wydatku powinno być osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu, oraz przesłanka negatywna — wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów, które wykluczone zostały z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 updop. Przesłanki te muszą być spełnione łącznie. Sprzedaż za symboliczną kwotę bez wątpienia służy zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów, a także samemu uzyskiwaniu przychodów. Działania promocyjne wspierające sprzedaż towarów wpływają na wzrost popytu, a tym samym mogą doprowadzić do zwiększenia przychodów w firmie. Wobec tego wydatki na zakup towarów zbywanych w ramach akcji promocyjnej za symboliczną kwotę są kosztami uzyskania przychodów.

W myśl art. 15 ust. 4b updop, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

1) sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo

2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

— są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Natomiast koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w art. 15 ust. 4b pkt 1 albo pkt 2 updop, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie (art. 15 ust. 4c updop).

—

Przegląd Podatku Dochodowego

nr 12 (468) z dnia  20.06.2018

http://www.czasopismaksiegowych.gofin.pl

Od 1 lipca 2018 r. nabywcy towarów i usług będą mieli możliwość zapłaty za nabyte towary i usługi przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. W związku z tym sprzedający, z wpłaconej przez nabywcę wartości brutto, podatek VAT otrzyma na specjalny, utworzony w tym celu tzw. rachunek VAT. Korzystanie przez podatników z mechanizmu podzielonej płatności wpłynie także na zasady rozliczania podatku VAT przez czynnych podatników składających deklaracje VAT.

Zobowiązanie podatkowe do zapłaty

Od 1 lipca 2018 r. podatnik będzie mógł dokonać wyboru sposobu zapłaty zobowiązania podatkowego. Będzie mógł wykonać w całości przelew na konto urzędu skarbowego ze swojego rachunku rozliczeniowego lub z rachunku VAT.

Ustawodawca wprowadzając do ustawy o VAT zasady dotyczące mechanizmu podzielonej płatności wprowadził także szereg przepisów przewidujących system zachęt dla tych podatników, którzy podejmą decyzję o stosowaniu tego mechanizmu. Nowo dodany do ustawy o VAT art. 108d przewiduje wprowadzenie zachęty dla podatników, którzy dokonają wcześniejszej zapłaty zobowiązania z tytułu podatku VAT, jeśli zostanie ona dokonana za pomocą rachunku VAT. Jeżeli podatnik skorzysta z tej możliwości, kwota jego zobowiązania będzie zmniejszona o kwotę obliczoną na podstawie wzoru wskazanego w art. 108d ustawy o VAT (patrz ramka), uzależnioną od kwoty zobowiązania, stopy referencyjnej NBP obowiązującej na 2 dni robocze przed dniem zapłaty oraz terminu, w jakim zobowiązanie zostanie uregulowane. Tak więc, jeśli podatnik zapłaty takiej dokona w całości z rachunku VAT i zapłata ta będzie miała miejsce przed terminem zapłaty podatku, czyli generalnie przed 25. dniem danego miesiąca, wówczas zyska prawo do pomniejszenia należnej wpłaty o skonto.

Kwotę, o którą obniży zobowiązanie podatkowe, należy zaokrąglić do pełnych złotych (przykład).

Podatnik, o kwotę wyliczoną w taki sposób będzie mógł zmniejszyć swoje zobowiązanie podatkowe za dany okres rozliczeniowy. Przy czym podstawowym warunkiem skorzystania z tego obniżenia jest zapłata zobowiązania z rachunku VAT.

Warto podkreślić, że w praktyce podatnik będzie mógł zastosować także tzw. sposób mieszany zapłaty. Podatnik będzie mógł z niego skorzystać w sytuacji, gdy nie będzie posiadał na rachunku VAT wystarczających środków do pokrycia całej kwoty zobowiązania podatkowego. Wówczas do wysokości posiadanych na rachunku VAT środków zapłata zobowiązania podatkowego będzie realizowana z tego rachunku, natomiast w pozostałej części — z rachunku rozliczeniowego podatnika. Należy jednak zaznaczyć, że przy takim sposobie uregulowania zobowiązania, mimo użycia środków pochodzących z rachunku VAT, podatnik nie będzie miał możliwości zastosowania skonta.

Rozliczenie nadwyżki VAT

W związku z możliwością stosowania mechanizmu split payment, wprowadzono także zmiany w art. 87 ustawy o VAT. Zgodnie z nimi, jeżeli podatnik wystąpi z wnioskiem złożonym wraz z deklaracją VAT o zwrot różnicy podatku na rachunek VAT, wówczas taki zwrot będzie mu dokonany w terminie 25 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia. Ważne jest to, że chodzi o zwrot całej kwoty nadwyżki VAT, niezależnie od tego, czy faktury, z których wynika wykazany podatek, zostały zapłacone z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Rozwiązanie to jest korzystne dla podatników nie tylko ze względu na znacząco krótszy termin zwrotu i brak warunków dodatkowych związanych z jego realizacją, ale też z uwagi na to, że termin 25-dniowy na dokonanie zwrotu na rachunek VAT nie będzie mógł zostać przedłużony przez organ podatkowy.

Termin zwrotu podatku na rachunek VAT nie będzie podlegać przedłużeniu, co jednak nie oznacza, że zasadności tego zwrotu nie będzie można w późniejszym czasie skontrolować.

Zgodnie z art. 87 ust. 6b ustawy o VAT zwrot różnicy podatku na rachunek VAT będzie dokonywany przez urząd skarbowy przy użyciu komunikatu przelewu, w którym urząd będzie musiał wskazać kwotę odpowiadającą zwracanej kwocie różnicy podatku, okres rozliczeniowy, którego dotyczy wniosek o zwrot, oraz numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku. Zwrot VAT w tym terminie nie będzie także zależał od spełnienia warunków określonych w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT. Podatnik będzie musiał jedynie zadeklarować chęć otrzymania zwrotu na rachunek VAT, zaznaczając odpowiednią pozycję deklaracji VAT.

—

Gazeta Podatkowa nr 49 (1506) z dnia 18.06.2018

Aleksandra Węgielska

https://www.gofin.pl/